5W2H – Ferramenta para Planejador Jurídico

Tempo de leitura: 7 minutos

*Escute a leitura do post: http://planejadorjuridico.com/wp-content/uploads/2018/03/5w2h_audio-post.mp3

Esta semana vou apresentar uma ferramenta que se aplica em qualquer área da sua vida ou da empresa. É uma ferramenta central que utilizo pessoalmente na aplicação de planejamento jurídico nas empresas.

Deixa eu te contar uma história que ocorreu no momento da criação deste artigo:

Domingo, 11/03/2018, 16 horas. As crianças estão brincando na piscina e eu aqui sentado em meu home office tentando elaborar o texto semanal para mandar pra Ana (responsável pelas Mídias Sociais do blog). A porta está aberta e dá para ver os carros na garagem, lembro que preciso fazer a revisão preventiva. (What?)

A revisão preventiva nos veículos é muito mais importante do que imaginamos. Geralmente ela passa desapercebido e não a fazemos com a periodicidade necessária, só lembramos quando alguma pane acontece e, é obvio, quando estamos desprevenidos. Ao não fazer a preventiva, deixamos nosso futuro e do carro ao acaso e à sorte de nada acontecer. (Why?)

Em geral, pelos poucos conhecimentos que tenho no assunto, a revisão é prioritária no motor, freios e suspensão. (Where?)

A preventiva deve ser feita num intervalo de 6 meses ou 10 mil Km rodados. No meu caso, já passou esse prazo e me planejo para fazê-la até quarta-feira. (When?)

Como não tenho o conhecimento técnico para fazer a revisão sozinho, devo então procurar uma oficina especializada para fazer a devida manutenção (Who?).

O profissional fará um check list, apresentará o que precisa ser feito e detalhará o procedimento: quais peças serão trocadas, quais serviços serão realizados, o prazo e etc. (How?)

Após a análise de tudo o que será necessário, o mecânico irá passar o orçamento do valor a ser investido para que minha família e eu possamos continuar a usar os veículos com conforto e segurança. (How much?)

Peguei este exemplo simples e pessoal para lhes apresentar uma ferramenta que utilizo em todos os planejamentos que aplico nos clientes, mais conhecida pela sigla 5W2H.

5W2H, também conhecida como plano de ação, é uma ferramenta tão óbvia e tão utilizada que não há uma concordância sobre quem a desenvolveu. Como ferramenta, ganhou mais popularidade com a disseminação das técnicas de gestão da qualidade e, posteriormente, com as de gestão de projetos.

Quando algo deve ser implantado, entram em cena as seguintes definições:

O que (What) deve ser feito? Por que (Why) deve ser implementado? Quem (Who) é o responsável pela ação? Onde (Where) deve ser executado? Quando (When) deve ser implementado? Como (How) deve ser conduzido? Quanto (How much) vai custar a implementação?

A ferramenta 5W2H pode ser usada sozinha para colocar em prática uma decisão simples na empresa, como a aquisição de um novo equipamento ou a execução de uma atividade pontual. Nessas situações mais simples, o preenchimento dos campos dos 5W2H em um formulário feito em editor de texto, planilha ou mesmo no corpo de uma mensagem eletrônica já é suficiente para a elaboração do plano de ação.

Muitas são as situações que o consultor pode encontrar na análise de um patrimônio e/ou empresa e muitas são as medidas que pode conceber para lhe dar adequado planejamento jurídico.

Por exemplo, encontrando um vasto patrimônio disperso, entre bens imóveis, bens móveis, propriedade imaterial (patentes, marcas, etc.), aplicações financeiras, direitos e créditos diversos; pode lhe parecer recomendável a constituição de uma sociedade com o objetivo de ser proprietária daqueles bens, em lugar de serem mantidos em nome de pessoas físicas. Sobre esse tema temos o artigo específico sobre isso no blog, Porque orientar seu cliente a não deixar os imóveis na Pessoa Física?

Quando o patrimônio é formado exclusivamente por bens imóveis, o mercado fala em holding imobiliária, sociedade que pode ser constituída não apenas para manter a propriedade, mas igualmente para lhe dar destinação aos bens – como contratos de locação, arrendamento etc.

Não bastará, contudo, sugerir. O cliente precisa conhecer os detalhes da proposição e a ferramenta 5W2H é o ponto de partida.

A sigla 5W2H tem sua origem em sete perguntas essenciais que, segundo a proposição, devem ser feitas àquele que analisa determinado aspecto e sugere intervenções corretivas. A resposta a estas perguntas indicaria parâmetros para avaliar o mérito da proposta. Como facilmente se percebe, esse conjunto de referências tem por mérito pormenorizar a proposição ou conselho técnico que é fornecido, expondo suas características essenciais e até reflexos.

Sem exageros, quando o planejador busca as respostas da ferramenta, vale dizer, quando exaure os parâmetros ali colocados, há um detalhamento que deixa claro o que fazer. E vale dizer, quando exaure os parâmetros ali respondidos, pode até justificar a intervenção de um planejador e esclarecer todas as suas implicações, inclusive financeiras – fatos que tem sobre-elevada importância para muitos clientes.

Muitos poderão encarar a ferramenta como um trabalho a mais, uma dificuldade ou mais uma atribulação. No entanto, se observado atentamente, o 5W2H fornece passos que, uma vez seguidos, fortalecem o trabalho de planejamento jurídico por alicerçá-lo com informações pormenorizadas. Dessa forma, ao explicar tudo detalhadamente, o Planejamento jurídico se justifica e é até mais fácil de ser acatado pelos clientes. E mesmo que os clientes não aceitem ou optem por não adotá-lo, no mínimo reconhecem seus méritos e benefícios.

Dessa maneira, mesmo para um leigo em Direito, Contabilidade ou nas Ciências da Administração Empresarial, não haverá dúvida sobre o que se está indicando para o patrimônio e/ou empresa, em seus variados aspectos, incluindo os custos de pessoal e financeiros.

Por fim, algo que acredito falhar na literatura sobre o tema, considerar a 5W2H como obrigatória em cada parte do plano de negócio tradicional, pois esta ofereceria orientação na implementação de cada decisão mencionada no documento.

Como usar a 5W2H: A ferramenta 5W2H é composta por sete campos em que devem constar as seguintes informações: 1) Ação ou atividade que deve ser executada ou o problema ou o desafio que deve ser solucionado (what); 2) Justificativa dos motivos e objetivos daquilo estar sendo executado ou solucionado (why); 3)Definição de quem será (serão) o(s) responsável(eis) pela execução do que foi planejado (who); 4) Informação sobre onde cada um dos procedimentos será executado (where); 5) Cronograma sobre quando ocorrerão os procedimentos (when); 6) Explicação sobre como serão executados os procedimentos para atingir os objetivos pré-estabelecidos (how); 7) Limitação de quanto custará cada procedimento e o custo total do que será feito (how much)? O preenchimento pode ser feito no próprio formulário impresso ou os campos podem ser copiados para editores de texto, planilhas, e-mails ou adaptados em aplicativos online de gestão de tarefas ou de projetos.

Se você gostou deste artigo e acha útil, disponibilizamos para download gratuito 3 modelos da ferramenta 5W2H.

5W2H: Modelos para baixar Modelo 1 / Modelo 2 / Modelo 3

Gratidão pela leitura!

Este artigo foi escrito com base em experiências e literatura atualizada sobre o tema entre os quais destaco: Mamede, Gladston – Blindagem Patrimonial e Planejamento Jurídico/Gladston Mamede, Eduarda Cotta Mamede. – 3ª. Ed. – São Paulo: Atlas, 2013. Endeavor Brasil – 5W2H: é hora de tirar as dúvidas e colocar a produtividade no seu dia a dia. Disponível em: < https://endeavor.org.br/5w2h/>. Acesso em: 11 março de 2018. Diamondis, Peter H., Oportunidades exponenciais: um manual prático para transformar os maiores problemas do mundo nas maiores oportunidades de negócios…/Peter H. Diamondis e Steven Kotler; tradução de Ivo Korytowski. –  1ª. Ed. São Paulo: HSM do Brasil, 2016.

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